Автоматизация процессов подготовки и согласования КП и договоров для института по жилищно-гражданскому проектированию
  • Клиент:  Краснодаргражданпроект
  • Инструменты:  
    • Бизнес-инструменты,
    • CRM,
    • бизнес-процессы,
    • роботы,
    • документы,
    • задачи,
    • процессы в ленте,
  • Город:  Краснодар
  • Тип портала:  Облако
  • Тематика:  Ремонт и благоустройство

Клиент обратился к нам с уже функционирующим порталом Битрикс24 по совету сотрудника, который ранее работал в другой компании, тоже являющейся нашим текущим клиентом.
По словам пользователей именно Битрикс24 был выбран так как имеет приятный интерфейс, мобильную версию, а также возможности интеграций со сторонними системами и гибкие настройки.
Основной задачей была оптимизация процесса подготовки и согласования коммерческих предложений и договоров. Ранее данный процесс осуществлялся в задачах, но было сложно оценить стадию разработки или согласования, поэтому было решено автоматизировать процесс на бизнес-процессах в сделках.
Так как в процессе подготовки КП и договоров в компании задействован не один отдел, удалось решить проблемы Производственно-экономического отдела, который разрабатывает и контролирует получение КП клиентом, Отдела инженеров, который анализирует объект перед выполнением работ, юриста, бухгалтера и генерального директора, которым для согласования достаточно нажать одну кнопку, канцелярии, которая вовремя присваивает номера документам. Позднее были реализованы внутренние процессы согласования технической документации и проектных решений на основе процессов в ленте с автоматическим формированием листов согласования.
Технических сложностей в процессе внедрения не возникло, так как использовался полностью стандартный функционал системы. Было сложно перевести пользователей с привычной работы в задачах на бизнес-процессы, но обучающие видео, на которых мы продемонстрировали такие важные моменты, как хранение информации в специально отведенных полях, возможность контролировать стадии сделки, фильтры по ответственным пользователям и датам разработки и история выполнения заданий, мотивировали к переменам. На данный момент руководителями компании отмечается прозрачность аналитики и проработанность процессов.
В процессе внедрения и дальнейшего сопровождения компании мы взаимодействуем с техническими специалистами, которые собирают обратную связь по разработанным процессам, согласовывают изменения, которые мы оперативно обсуждаем и вносим.
Функциональность портала используется по максимуму:
1. В сделках ведется полноценная работа с клиентом, начиная со сбора данных, заканчивая разработкой календарного плана выполнения работ. Как было описано выше, используются бизнес-процессы с постановкой заданий и автоматическим планированием дел, а также в индивидуальных случаях ставятся задачи.
2. Процессы в ленте используются для внутренних процессов компании: согласование документов, отсутствий на рабочем месте.
3. На общем диске хранятся полезные документы и обучающие ролики.
4. Также активно используются Новости для важных сообщений, Учет рабочего времени и Задачи.
Годовой показатель по пульсу 63%, больше всего у модулей Чат и видео – 93%, Задачи и проекты – 85% и Мобильная версия – 74%.