В бизнесе, где время — один из ключевых ресурсов, ручная обработка документов и отслеживание их статусов в системах электронного документооборота (ЭДО) может существенно замедлять рабочие процессы. Если вы тратите часы на пересылку документов клиентам и поставщикам или проверку их статуса в ЭДО — эти задачи можно легко автоматизировать.
Оптимизируйте рабочие процессы с помощью нашей инновационной интеграции между Битрикс24 и системой электронного документооборота СБИС.
Как работает приложение?
Наше решение создано для упрощения и ускорения обмена документами между вашей компанией, клиентами и поставщиками. Оно объединяет возможности Битрикс24 и СБИС, обеспечивая бесшовную интеграцию и автоматизацию процессов.
1. Автоматизированный обмен через СБИС
Приложение предоставляет продуманный сценарий для обмена документами через систему СБИС (Тензор), делая процесс удобным и эффективным.
2. Создание и отправка документов
Менеджер работает в привычной среде Битрикс24, создавая исходящий документ в смарт-процессе «Исходящие». Это может быть акт, договор, счет или акт сверки взаиморасчетов. После загрузки файла система автоматически передает данные в СБИС. Сотрудник с доступом к личному кабинету СБИС и правом электронной подписи получает уведомление со ссылкой, по которой он может сразу перейти к документу в СБИС и отправить его контрагенту.
3. Автоматическое отслеживание статуса
После отправки документа приложение самостоятельно проверяет его статус в СБИС и обновляет информацию в смарт-процессе «Исходящие» в Битрикс24. Это исключает необходимость ручного мониторинга и экономит время.
Что нужно для начала обмена документами через приложение?
Для внедрения приложения и запуска автоматизированного обмена документами необходимо выполнить несколько простых шагов:
1. Оформление отношений с СБИС: Зарегистрируйтесь у поставщика ЭДО СБИС (Тензор) и подпишите соглашение.
2. Электронная подпись: Оформите электронную подпись для руководителя, чтобы подписывать документы в СБИС.
3. Проверка ЭДО контрагента: Уточните, с какой системой ЭДО работает ваш контрагент, и при необходимости настройте роуминг.
4. Установка приложения: Установите наше приложение для интеграции Битрикс24 и СБИС.
5. Настройка бизнес-процесса: Адаптируйте ваш бизнес-процесс в Битрикс24 для отправки и проверки состояния документов.
Новые возможности в бизнес-процессах
После установки приложения в разделе «Действия приложений» в настройках бизнес-процессов Битрикс24 появятся три новых активити, которые расширят функциональность вашей системы:
1. Отправка документов в СБИС
2. Замена документа в СБИС
3. Проверка документов в СБИС (проверка статуса)
1.1. Входные данные:
- ID файла для отправки в СБИС – Тип поля Файл (Диск) (множественное), поддерживаются форматы XML, DOCX и PDF.
- Тип документа – Тип поля Строка (акт, договор, счет, акт сверки).
- Наш ИНН (ИНН вашей компании, от которой требуется отправить документ) – Тип поля Строка.
- Наш КПП (КПП вашей компании, от которой требуется отправить документ) – Тип поля Строка.
- ИНН контрагента – Тип поля Строка (ИНН вашего контрагента можно получить через активити Получить информацию о реквизитах, произвольный РНР-код на коробочном Битрикс24, запросить переменную в задании бизнес-процесса или любым другим удобным для вас способом).
- КПП контрагента (для юр.лиц) – Тип поля Строка (КПП вашего контрагента можно получить через активити Получить информацию о реквизитах, произвольный РНР-код на коробочном Битрикс24, запросить переменную в задании бизнес-процесса или любым другим удобным для вас способом).
- Примечание - Тип поля Строка.
1.2. Выходные данные (что получаем как доп. результаты действия активити бизнес-процесса)
- ID документа в СБИС.
- Ссылка на документ в СБИС.
- Сообщение об ошибке.
- Таймаут операции.
2.1. Входные данные:
- ID документа в СБИС – Тип поля Строка.
- ID нового файла для замены в СБИС – Тип поля Файл (Диск), поддерживаются форматы XML, DOCX и PDF (множественное).
2.2. Выходные данные (что получаем как доп. результаты действия активити бизнес-процесса)
- Результат замены документа в СБИС.
- Ссылка на документ в СБИС.
- Сообщение об ошибке.
- Таймаут операции.
3. Проверка документов в СБИС (проверка статуса документа)
3.1. Входные данные:
- ID документа в СБИС– Тип поля Строка.
3.2. Выходные данные (что получаем как доп. результаты действия активити бизнес-процесса)
- Состояние документа в СБИС (строка).
- Примечание к состоянию документа в СБИС.
- Сообщение об ошибке.
- Таймаут операции.
Требования к тарифу
Для использования приложения необходим один из следующих тарифов Битрикс24: Профессиональный, Энтерпрайз или коробочная версия. Это обеспечит полноценную работу бизнес-процессов и интеграцию с СБИС.
Почему наше приложение — ваш лучший выбор?
Наше решение создано для компаний, которые ценят время и стремятся к оптимизации внутренних процессов. Интеграция Битрикс24 и СБИС через наше приложение позволяет автоматизировать рутинные задачи, минимизировать ошибки и обеспечить полный контроль над документооборотом. Вы сможете сосредоточиться на развитии бизнеса, пока приложение заботится о документах.
Готовы упростить документооборот? Свяжитесь с нами, и мы поможем настроить приложение под ваши задачи, обеспечив его бесшовную интеграцию в ваши бизнес-процессы.
